System zgłaszania nieprawidłowości
Kanały zgłaszania nieprawidłowości
|
Infolinia dla sygnalistów pod numerem: 0049 / 160 / 96210839 (od poniedziałku do piątku w godz. 08:30–17:00, z wyjątkiem dni świątecznych) |
|
E-mailem na adres: compliance@atarax.de |
|
Za pośrednictwem portalu dla sygnalistów z formularzem kontaktowym: |
|
Zgłoszenie pisemne pocztą tradycyjną na adres: |
|
Na prośbę sygnalisty możliwe jest również zgłoszenie za pośrednictwem tych kanałów w odpowiednim terminie w ramach poufnego osobistego spotkania. |
Regulamin postępowania w sprawie skarg zgodnie z § 8 ustawy o obowiązkach należytej staranności w łańcuchu dostaw (LkSG)
I. Cel i zakres stosowania
Ustawa o obowiązkach przedsiębiorców w zakresie należytej staranności w celu zapobiegania naruszeniom praw człowieka w łańcuchach dostaw (ustawa o obowiązkach w zakresie należytej staranności w łańcuchach dostaw – LkSG), która weszła w życie 1 stycznia 2023 r., ma na celu lepszą ochronę praw człowieka i środowiska w globalnej gospodarce.
Aby zrealizować te cele, wprowadziliśmy skuteczną procedurę składania skarg zgodnie z § 8 LkSG. Ma to na celu zapobieganie naruszeniom przepisów LkSG w miarę możliwości lub ich wczesne wykrywanie, aby uniknąć ewentualnych negatywnych konsekwencji dla osób, których to dotyczy.
W ramach procedury składania skarg partnerzy biznesowi, klienci i inne osoby trzecie mogą w szczególności zgłaszać przypadki naruszeń obowiązków związanych z prawami człowieka i ochroną środowiska oraz związane z nimi ryzyko, na życzenie również anonimowo.
Do obowiązków związanych z prawami człowieka zalicza się tutaj między innymi zakaz pracy dzieci, ochronę przed niewolnictwem, a także zakaz lekceważenia zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.
Do aspektów związanych z ochroną środowiska należą z jednej strony substancje stanowiące zagrożenie dla ludzi i środowiska, a z drugiej strony działania lub okoliczności, które w pewnych okolicznościach mogą prowadzić do naruszeń praw człowieka.
Poniżej, w regulaminie postępowania, opisaliśmy kanały zgłaszania, kompetencje oraz dokładny przebieg zgłoszenia.
II. Kanały zgłaszania
Aby zagwarantować jak największą ochronę osobom zgłaszającym nieprawidłowości oraz osobom, których dotyczą zgłoszenia, utworzyliśmy niezależny punkt zaufania – grupę przedsiębiorstw atarax.
W celu zapewnienia pełnej poufności dostępne są następujące kanały komunikacji:
|
Infolinia dla sygnalistów pod numerem: 0049 / 160 / 96210839 (od poniedziałku do piątku w godz. 08:30–17:00, z wyjątkiem dni świątecznych) |
|
E-mailem na adres: compliance@atarax.de |
|
Za pośrednictwem portalu dla sygnalistów z formularzem kontaktowym: |
|
Zgłoszenie pisemne pocztą tradycyjną na adres: |
|
Na prośbę sygnalisty możliwe jest również złożenie zgłoszenia za pośrednictwem tych kanałów w odpowiednim terminie w ramach poufnego osobistego spotkania. |
III. Procedura
Poniżej przedstawiamy dokładny przebieg zgłoszenia.
a) Otrzymanie zgłoszenia
Po otrzymaniu zgłoszenia osoba zgłaszająca otrzymuje w odpowiednim terminie potwierdzenie odbioru od punktu zgłoszeniowego. Dotyczy to również zgłoszeń anonimowych przesłanych pocztą, o ile wykorzystano kanał zgłoszeniowy przeznaczony do składania zgłoszeń anonimowych, np. za pośrednictwem osoby trzeciej (adwokata lub osoby upoważnionej), lub podano inną możliwość anonimowego kontaktu.
b) Weryfikacja, ustalenie stanu faktycznego i działania naprawcze
Następnie zgłoszenie jest dokładnie sprawdzane pod kątem jego wiarygodności. Jeśli konieczne będą dodatkowe informacje, punkt przyjmowania zgłoszeń skontaktuje się, w miarę możliwości, z osobą zgłaszającą w celu uzyskania dalszych informacji.
W przypadku wystąpienia konkretnych przesłanek wskazujących na naruszenie, w razie potrzeby wszczęte zostanie wewnętrzne dochodzenie, a także ewentualnie podjęte zostaną dalsze odpowiednie działania następcze lub naprawcze (np. usprawnienie procesów wewnętrznych).
Informacje są przetwarzane w ramach uczciwego i poufnego procesu, w szczególności w odniesieniu do tożsamości osoby zgłaszającej, a także z zachowaniem wymogów dotyczących ochrony danych osobowych. Ponadto przestrzegana jest zasada proporcjonalności.
Dyskryminacja lub karanie osoby zgłaszającej w związku ze zgłoszeniem faktycznego lub domniemanego naruszenia zasad nie jest w żadnym wypadku tolerowana. W tym celu utworzyliśmy w szczególności niezależny punkt zgłoszeniowy oraz zapewniliśmy możliwość złożenia anonimowego zgłoszenia.
W miarę możliwości utrzymywany jest kontakt z osobami zgłaszającymi zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi, a w razie potrzeby omawiany jest stan faktyczny. Ponadto osoby zgłaszające są terminowo informowane o przebiegu postępowania.
Przekazywanie przekazanych informacji odbywa się wyłącznie na rzecz osób, które muszą być zaangażowane w rozpatrzenie zgłoszenia, o ile jest to bezwzględnie konieczne do ustalenia stanu faktycznego.
Wszystkie otrzymane zgłoszenia są dokumentowane, przechowywane i usuwane zgodnie z przepisami prawa.
c) Kontrola skuteczności
Nasza procedura rozpatrywania skarg jest regularnie sprawdzana pod kątem jej skuteczności i w razie potrzeby ulepszana.
Obowiązki w zakresie przejrzystości i informowania osób zgłaszających oraz innych osób zaangażowanych w daną sprawę w ramach systemu zgłaszania nieprawidłowości zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO)
Niniejszym dokumentem informujemy Państwa o przetwarzaniu Państwa danych osobowych przez firmę ORTLIEB Sportartikel GmbH oraz wszystkie uczestniczące przedsiębiorstwa, a także o prawach przysługujących Państwu zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.
Administrator danych/Ochrona danych
Administratorem danych jest odpowiednie uczestniczące przedsiębiorstwo, którego dotyczy zgłoszenie.
ORTLIEB Sportartikel GmbH
Rainstr. 6
91560 Heilsbronn
Telefon: +49 (0)9872-800-0
E-mail: info@ortlieb.com
Kontakt w sprawie ochrony danych
datenschutz@ortlieb.com
W przypadku zgłoszenia za pośrednictwem naszego systemu zgłaszania nieprawidłowości podane przez Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu rozpatrzenia zgłoszenia oraz podjęcia ewentualnych dalszych działań. Zasadniczo mają Państwo możliwość składania anonimowych zgłoszeń. To, jakie dane osobowe będą w związku z tym przetwarzane, zależy od treści zgłoszenia.
Możemy przetwarzać Państwa dane osobowe w przypadku, gdy są Państwo osobą oskarżoną lub inną osobą zaangażowaną w daną sprawę, w celu zweryfikowania zgłoszenia dokonanego za pośrednictwem systemu zgłaszania nieprawidłowości oraz zbadania domniemanych naruszeń zasad zgodności i przepisów prawa. To, jakie dane są w tym przypadku przetwarzane, zależy w każdym indywidualnym przypadku od konkretnego zgłoszenia, a także od tego, jakie informacje na Państwa temat podał np. sygnalista. W tym kontekście mogą być przetwarzane na przykład następujące dane:
- Dane kontaktowe (np. adres prywatny, w razie potrzeby numer telefonu komórkowego lub stacjonarnego, adres e-mail)
- Dane podstawowe (nazwisko, imię, dodatki do nazwiska, data urodzenia)
- Zdjęcia/nagrania wideo
- Dane dotyczące rejestracji czasu pracy
- Szczególne rodzaje danych osobowych:
- Dane dotyczące zdrowia
Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
Podczas przetwarzania Państwa danych osobowych zawsze przestrzegane są przepisy RODO, niemieckiej ustawy o ochronie danych (BDSG) oraz wszystkich innych przepisów prawnych (takich jak np. ustawa o uczestnictwie pracowniczym w przedsiębiorstwie (BetrVG), ustawa o czasie pracy (ArbZG) itp.).
Jeśli są Państwo osobą zgłaszającą, przetwarzanie Państwa danych odbywa się na podstawie dobrowolnie podanych przez Państwa informacji oraz w ramach przepisów ustawowych zgodnie z ustawą o ochronie osób zgłaszających nieprawidłowości, art. 6 ust. 1 zdanie 1 lit. a, lit. c RODO w związku z § 10 ustawy o ochronie sygnalistów (HinSchG), a w przypadku, gdy są Państwo naszymi pracownikami – zgodnie z art. 88 RODO w związku z § 26 ust. 2 BDSG. W przypadku udostępnienia przez nas systemu zgłaszania nieprawidłowości bez wynikającego z tego obowiązku prawnego przetwarzanie Państwa danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 zdanie 1 lit. f RODO.
Ponadto przetwarzamy Państwa dane osobowe jako osoby, których dane dotyczą, o ile jest to konieczne do ochrony uzasadnionych interesów przedsiębiorstwa lub osoby trzeciej (art. 6 ust. 1 lit. f, lit. c RODO w związku z § 10 HinSchG lub § 130 OWiG). Mamy uzasadniony interes w przetwarzaniu danych osobowych w celu zapobiegania i wykrywania naruszeń oraz nieprawidłowości zgłaszanych za pośrednictwem systemu zgłaszania nieprawidłowości. Ponadto przetwarzanie Państwa danych osobowych odbywa się w zakresie niezbędnym do wypełnienia obowiązków prawnych.
Okres przechowywania danych
Gdy Państwa dane nie będą już potrzebne do wyżej wymienionych celów i nie będą obowiązywały żadne dalsze obowiązki dotyczące ich przechowywania, zostaną one usunięte.
Odbiorcy danych/kategorie odbiorców
W naszej firmie dbamy o to, aby Państwa dane otrzymywały wyłącznie osoby, które potrzebują ich do rozpatrzenia zgłoszenia przesłanego za pośrednictwem systemu zgłaszania nieprawidłowości.
Wewnętrzny punkt zgłaszania nieprawidłowości jest obsługiwany przez firmę atarax. Więcej informacji na temat przetwarzania Państwa danych można znaleźć pod adresem https://www.atarax.de/de/datenschutz.
Ponadto w niektórych przypadkach w realizacji naszych zadań wspierają nas dostawcy usług (np. dostawcy usług informatycznych). Ze wszystkimi dostawcami usług zawarto niezbędne umowy dotyczące ochrony danych.
W zależności od przedmiotu zgłoszenia oraz w celu skutecznego podjęcia dalszych działań dane osobowe mogą zostać przekazane do odpowiednich działów specjalistycznych.
Ponadto w przypadkach przewidzianych przez prawo jesteśmy zobowiązani do przekazywania określonych informacji organom, takim jak np. organy śledcze.
Przekazywanie danych do państw trzecich/zamiar przekazania danych do państw trzecich
Przekazywanie danych do państw trzecich (poza Unią Europejską lub Europejskim Obszarem Gospodarczym) ma miejsce wyłącznie w zakresie, w jakim jest to bezwzględnie konieczne do rozpatrzenia zgłoszenia, wymagane przez prawo lub w przypadku, gdy wyrazili Państwo na to zgodę.
Obecnie nie przekazujemy Państwa danych osobowych żadnym usługodawcom ani spółkom należącym do naszej grupy poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
Prawa osób, których dane dotyczą
Prawa przysługujące Państwu jako osobom, których dane dotyczą, są określone w art. 15–22 RODO.
Obejmują one:
- Prawo do informacji (art. 15 RODO)
- Prawo do sprostowania (art. 16 RODO)
- Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO)
- Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)
- Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO)
- Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)
Jeśli dobrowolnie podałeś dane jako osoba zgłaszająca, możesz w dowolnym momencie wycofać zgodę na ewentualne przetwarzanie danych ze skutkiem na przyszłość. Aby wycofać zgodę i skorzystać z pozostałych praw, prosimy o kontakt pod adresem: compliance@atarax.de. To samo dotyczy sytuacji, gdy mają Państwo pytania dotyczące przetwarzania danych w naszej firmie. Ponadto mogą Państwo złożyć skargę dotyczącą przetwarzania danych do organu nadzorującego ochronę danych.
Jeśli przetwarzamy Państwa dane w celu ochrony uzasadnionych interesów, mogą Państwo w dowolnym momencie sprzeciwić się temu przetwarzaniu z powodów wynikających z Państwa szczególnej sytuacji.
W takim przypadku nie będziemy już przetwarzać Państwa danych osobowych, chyba że wykażemy istnienie ważnych i uzasadnionych powodów przetwarzania, które przeważają nad Państwa interesami, prawami i wolnościami, lub przetwarzanie służy dochodzeniu, wykonywaniu lub obronie roszczeń prawnych.
Zautomatyzowane decyzje w indywidualnych przypadkach
Nie stosujemy całkowicie zautomatyzowanych procesów przetwarzania w celu podjęcia decyzji.